Notas Técnicas – Procedimentos para elaboração, assinatura e solicitação de pauta
Com a implantação do Portal Atlas Governance e da Assinatura de documentos de forma digital/eletrônica, informamos e reiteramos os procedimentos referentes à elaboração, assinatura e solicitação de pauta de Notas Técnicas:
1) Elaboração: Deve ser utilizado o novo modelo de Nota Técnica. Ele estará disponível na Intranet, em Página Inicial > Modelos > Notas Técnicas. Neste novo modelo foram excluídos os campos destinados aos despachos dos colegiados.
A Nota Técnica deve conter, nos respectivos campos, os Pareceres da RISCO, da GEJUR e dos demais intervenientes, quando aplicável. Também deve ser mencionado, nos respectivos campos, os nomes e cargos dos signatários (Gerentes de Divisão e Executivo, Diretor, Pareceristas e Intervenientes).
2) Assinatura: A área proponente é a responsável por coletar as assinaturas eletrônicas dos signatários. A assinatura eletrônica deverá ser realizada via portal Atlas Governance, acessando o menu: Base de Conhecimento > Economus Notas Técnicas > NT’s para assinatura 2021> NT’s para Assinatura > Escolher Arquivos. Veja abaixo as telas:
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Após fazer o upload da versão final da Nota Técnica, deve-se clicar em “Solicitar Assinatura”, indicar o documento a ser assinado, selecionar a opção Assinatura Eletrônica e, por fim, indicar os signatários.
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Este procedimento deverá ser realizado pelos Gerentes de Divisão, sendo que, aqueles que ainda não tem acesso ao portal Atlas Governance, deverão solicitar o cadastramento à Assessoria de Governança.
Ressaltamos que, por se tratar de um documento interno, a assinatura das Notas Técnicas pode se dar de forma eletrônica (conforme ilustração acima), assim, no momento de solicitar as assinaturas no portal, recomendamos atenção ao escolher o tipo de assinatura a ser requerido. Após serem coletadas todas as assinaturas, poderá ser realizado o download do documento assinado.
3) Pauta: A Nota Técnica, devidamente assinada e em PDF, bem como a solicitação de pauta, devem ser encaminhadas por e-mail à Assessoria de Governança. Como as reuniões da Diretoria Executiva ocorrem normalmente às terças-feiras, a solicitação de pauta e a respectiva Nota Técnica devem ser encaminhadas até às 12h da quinta-feira anterior à data da reunião.
Esclarecemos que as decisões dos colegiados com relação às Notas Técnicas permanecerão sendo registradas na ata da respectiva reunião e que, tanto as atas quanto as Notas Técnicas assinadas, estarão disponíveis no sistema Atlas Governance para consulta e download pelos interessados.
A Assessoria de Governança está à disposição para dirimir dúvidas e auxiliar na fase inicial deste novo procedimento.