Hierarquia dos Documentos: recomendações da Direx

A Direx recomenda novas orientações para criação ou atualização de documentos institucionais, que devem ser observadas por todos os empregados.

O que é a Hierarquia dos Documentos?

É um conjunto de documentos institucionais, que visam registrar as regras e o funcionamento do Instituto, ou seja, regulamentam e normatizam as ações e procedimentos, em consonância com a legislação aplicável e com as boas práticas de governança.

A Hierarquia dos Documentos é composta por: Estatuto Social, Regulamentos, Políticas, Regimentos, Códigos, Alçadas e Documentação de Processos (Normas, Procedimentos e Fluxogramas).

As Unidades são responsáveis pela proposição e revisão dos documentos sob sua responsabilidade.

Observem as principais etapas e prazos de análise para aprovação de criação ou atualização de documentos:

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Importante

Criação de documento: utilizar modelo padrão disponível, podendo ser solicitado à Dipla.

Atualização de documento: utilizar versão vigente, com controle de alteração e, após parecer da Dipla e Risco, elaborar “De x Para”. No caso de Instrução Normativa – IN (modelo antigo de norma e procedimento), adequar ao novo modelo.

Documentação de Processo: fluxograma + procedimento + norma, só serão aceitas solicitações de análise de documentação de processos quando do recebimento do conjunto completo. Ainda, a Dipla se reserva no direito de não aceitar as solicitações que não estejam dentro do padrão estabelecido.

Mapa dos Processos: deve ser observado para o desenvolvimento da “Documentação de Processo”, podendo ser alterado sempre que necessário, via nota técnica, com validação da Dipla.

Ajustes: é de responsabilidade da Unidade analisar e realizar todas indicações de ajustes feitas pela Dipla e Risco, utilizando-se do controle de alteração, e submeter à nova análise.

Publicação: após aprovação dos documentos pelas alçadas competentes, Dipla e Dicom providenciarão a publicação na rede e intranet, em até cinco dias úteis.

Agora que você já sabe dos passos e prazos, planeje-se e conte conosco para auxiliá-los no desenvolvimento.
As orientações acima serão observadas a partir do dia 10.02.2020.